Bonjour à tous
Pour bien démarrer et fonctionner, une entreprise a besoin d’un bon carnet d’adresses. Mais quand les contacts s’accumulent, il devient parfois difficile de s’y retrouver. Jongler entre les répertoires papier, les agendas des uns et des autres, ou les listes word ou excell qui trainent dans les disques durs peut faire perdre du temps, rater des rendez-vous et même compromettre des collaborations.
La solution est d’opter pour un logiciel de gestion de contacts qui centralisera les informations, permettra de gérer les prospects et sera accessible depuis l’ordinateur de chaque employé. Mais comme tout le monde n’est pas un pro de l’informatique, ou n’a pas le temps d’apprendre par cœur un manuel épais comme le bottin, il devra également être intuitif, mais sans être simpliste. Le web regorge de softwares spécialisés dans la gestion commerciale, plus ou moins chers, simples ou compliqués, limités ou multifonctions…
Développé par Matisoft, Prospective est l’un d’entre eux.
Pratique et intuitif
Démarrer avec Prospective ne nécessite aucune compétence particulière en informatique. Toutes les fonctions sont accessibles via les trois fenêtres de l’écran principal. La plus grande permet de gérer les contacts. Noms, Prénoms, adresses, numéros de téléphones… elle affiche les informations choisies par l’utilisateur parmi une trentaine de possibilités. Il suffit de cliquer sur « ajouter un contact » pour entrer les coordonnées et les informations utiles (une trentaine d’entrées sont possibles) concernant une personne ou une entreprise. Ces dernières s’affichent immédiatement, en fonction des paramètres définis par l’utilisateur : il est par exemple possible de voir le nombre d’employés ou le chiffre d’affaires. Une fonction « recherche » et un système de classement par « catégories » permettent de trouver rapidement un contact précis.
Un agenda
En bas à gauche, la fenêtre « agenda » permet de définir un calendrier des rendez-vous, des tâches à effectuer, ou des projets plus longs. Chaque tâche ou projet peut être affecté à un collaborateur. Des messages apparaîtront pour signaler l’imminence d’un entretien ou d’une date butoir. Idéal pour la gestion des prospects !
Un bloc-notes
Enfin, la fenêtre de droite affiche les « fiches contacts ». Elle permet d’associer directement à chaque partenaire des rendez-vous ou des notes utiles, et de poser des alertes concernant par exemples des événements ponctuels à ne pas manquer.
Prospective recèle d’autres applications pratiques qui permettent d’optimiser la gestion de la relation clients. Depuis la fenêtre « fiche contact », il est possible, si votre ordinateur est équipé de la fonction adéquate, d’appeler directement le numéro téléphone fixe ou mobile indiqué. En cas de déplacement, un bouton envoie vers le site viamichelin qui calculera l’itinéraire idéal. Le logiciel inclut également une fonction « mailing » permettant des envois multiples de courriels à un ensemble de correspondants.
